Định nghĩa chi tiết về số hóa hồ sơ là gì?

Định nghĩa về số hóa hồ sơ là gì đươc quy định khá rõ trong nghị định số 78/2015/NĐ-CP của Chính Phủ.

Cùng 99win3 tìm hiểu chi tiết hơn định nghĩa về số hóa hồ sơ và một số điểm cần lưu ý thông qua bài viết chi tiết sau.

1. Định nghĩa số hóa hồ sơ là gì?

Nghị định 78/2015/NĐ-CP có nêu rõ:

“Số hóa hồ sơ là việc quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển đổi dữ liệu dạng văn bản giấy sang văn bản điện tử”.

Bản chất của việc số hóa hồ sơ là chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số, có thể khai thác và truy vấn mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn.

2. Lợi ích của việc số hóa hồ sơ là gì?

Việc số hóa giúp 99win cc mở rộng không gian làm việc, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu những rủi ro khi lưu trữ vật lý.

Bên cạnh đó, số hóa hồ sơ cũng là phương án tiết kiệm chi phí về lâu, về dài cho tổ chức.

Doanh nghiệp sẽ: 

- Loại bỏ được chi phí vận hành, bảo quản, nhân sự cho kho giấy tờ trong nội bộ.

- Tối ưu về doanh thu, gia tăng không gian dùng để 99win3 – 99 win hiệu quả.

- Tiết kiệm 99win login xử lý giấy tờ hàng ngày

3. Quy trình số hóa hồ sơ là gì?

Quá trình một hồ sơ được số hóa sẽ trải qua 7 bước cơ bản bao gồm:

- Bước 1: Tổng hợp hồ sơ cần số hóa

- Bước 2: Sắp xếp, phân loại các loại hồ sơ

- Bước 3: Scan hồ sơ

- Bước 4: Kiểm tra thông tin hồ sơ sau khi quét

- Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự

- Bước 6: Kiểm tra lại thông tin đầu vào

- Bước 7: Quản lý, lưu trữ thông tin hồ sơ

4. Các 99 win com hỗ trợ số hóa hồ sơ cho 99win cc?

Quá trình số hóa hồ sơ cho 99win cc là hoạt động mang tính chất dài hạn. Hiếm có 99win cc nào có thể số hóa toàn bộ hồ sơ của tổ chức trong một lần duy nhất.

Việc này được thực hiện dần dần. Đơn vị sẽ tiến hành sắp xếp, lọc và tiến hành số hóa các văn bản, tài liệu quan trọng, thường xuyên sử dụng trước. Sau đó những giấy tờ kém quan trọng hơn sẽ được số hóa kế tiếp.

Để thực hiện việc số hóa hồ sơ một cách thuận lợi, 99win cc có thể tham khảo một số 99 win com sau (Các 99 win com này sẽ đi theo quy trình số hóa hồ sơ nói ở phần trên)

- 99 win com phân loại chỉnh lý: Là 99 win com cơ bản trong 99win thiên đường số hóa giúp xây dựng, sắp xếp hệ thống hồ sơ trong nội bộ của 99win cc theo tiêu chuẩn để 99 win com cho công tác tìm kiếm, truy xuất thông tin.

- 99 win com nhập liệu: Các dữ liệu, thông tin trên những hồ sơ vật lý truyền thống của 99win cc sẽ được nhập thành dữ liệu điện tử.

- 99 win com Scan hồ sơ: Thông qua 99win thiên đường scan, các hồ sơ giấy truyền thống sẽ được chuyển thành các định dạng số PDF, TIFF, JPG, PNG, … để lưu trữ và duy trì lâu dài trên nền tảng số.

- 99 win com số hóa: Các hồ sơ định dạng text, hình ảnh sẽ được số hóa thành các tệp tin điện tử có thể chỉnh sửa, lưu trữ.

- 99 win com lưu trữ, quản lý khai thác hồ sơ: 99 win com này cho phép 99win cc có thể lưu trữ, quản lý, khai thác các hồ sơ thông qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng. Đây giống như các văn phòng số di động của mỗi đơn vị.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về số hóa hồ sơ là gì cũng như vai trò của việc số hóa hồ sơ 99win cc. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về 99 win com số hóa hồ sơ, có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này